La palabra informática sugiere el tratamiento automático de la información a través de ordenadores[1]. El término ofimática, creado a partir de las palabras oficina e informática, se refiere al uso de métodos, aplicaciones y herramientas informáticas para facilitar las tareas habituales que surgen en una oficina, con el fin de perfeccionar, optimizar, mejorar el trabajo y operaciones relacionados[2]. En referencia a lo anterior, la estructura ofimática abarca desde computadoras, impresoras, escáneres conectados mediante una red de área local hasta teléfonos y equipos de fax.
Las herramientas o medios ofimáticos permiten idear, elaborar, ceder, guardar todas las informaciones necesarias en una oficina. Las herramientas de ofimática son:
- Procesadores de texto: “Sin duda es el tipo de aplicación ofimática más popular. Las tradicionales máquinas de escribir cayeron en desuso ante aplicaciones informáticas capaces de almacenar textos que podían modificarse e imprimirse repetidas veces. Cartas, informes, nóminas, etc. Las posibilidades parecían ilimitadas y trascendieron el mundo empresarial para convertirse en imprescindibles también en el hogar. Al incorporarse además herramientas de formato o de revisión ortográfica, los procesadores de texto se convirtieron en potentes herramientas que justificaban por sí mismas la adquisición de un ordenador.”[3]
- Gestores de base de datos: “La informática cambió radicalmente los soportes de información en la empresa: Voluminosos archivos llenos de carpetas dejaron paso a sus equivalentes virtuales. Sin embargo, a pesar de los avances, seguía siendo complicado estructurar los datos en los archivos y acceder a su contenido de forma automática. Las bases de datos dan respuesta a este problema almacenando de forma estructurada toda la información relativa a la empresa: datos de nuestros empleados, cartera de clientes, inventario de material, etc. Pese a la gran complejidad de los gestores de bases de datos profesionales, con el tiempo surgieron versiones ofimáticas capaces de dar soporte a pequeñas o medianas empresas.”
- Hojas de cálculo: Las hojas de cálculo reproducen nuestra mecánica habitual de trabajo con números: utilizamos tablas que representan distintos conceptos en las filas y en las columnas, y calculamos después valores en cada intersección usando fórmulas matemáticas. Desde principios de la década de los ochenta esta tarea se asignó a los ordenadores: La versatilidad de las hojas de cálculo se ha visto aumentada por la inclusión de funcionalidades adicionales, como la generación automática de gráficos a partir de los datos incluidos en las tablas. Las empresas utilizan las hojas de cálculo para preparar presupuestos o facturas. Si la empresa es pequeña, las hojas de cálculo bastan para llevar la contabilidad, un uso habitual también en el hogar.”[4]
- Editores de imagen y video: “A día de hoy, el manejo de imágenes y vídeos resulta decisivo para el éxito y la presencia de una empresa. Logotipos, imagen corporativa, vídeos promocionales… La aparición de Internet motivó nuevas necesidades en este sentido: la empresa debía estar presente a través de páginas web y redes sociales, y ofrecer un contenido multimedia atractivo para el cliente. Inicialmente, el aspecto audiovisual quedaba exclusivamente en manos de especialistas dotados de costosos equipos; hoy día, sin embargo, cualquier usuario puede realizar edición de imagen y vídeo con relativa facilidad a través de aplicaciones ofimáticas.”[5]
- Programas de correo electrónico: “Las cuentas de correo nos permiten comunicarnos e intercambiar documentación de forma inmediata con empleados, clientes, organismos públicos y privados… Algunos gestores de correo incluyen también la posibilidad de mantener conversaciones de voz o videoconferencias a través de Internet… El trabajador optimiza su tiempo con esta aplicación, al reducir esperas en el envío y la recepción de documentación y al minimizar los desplazamientos.”[6]
- Programas de presentación: “Este tipo de programas permite realizar vistosas presentaciones audiovisuales, habitualmente mostradas después mediante un proyector de vídeo. Su uso en la empresa está muy extendido en todo tipo de exposiciones o reuniones, tanto internas como con clientes. Los programas de presentación aparecieron más tarde que el resto de las aplicaciones: hasta bien entrada la década de los noventa se seguían utilizando retroproyectores de transparencias, debido al alto coste de los proyectores electrónicos de imagen o vídeo.”[7]
- Calculadora: Como su nombre lo indica es una herramienta que emula el funcionamiento de una calculadora y va más allá pues puede funcionar como calculadora científica y un sinfín más de cualidades (cálculos) que agilizan nuestro trabajo.
- Gestores de agenda: “Desde la aparición de Internet, la herramienta fundamental de muchos usuarios es su gestor… de agenda: Todos sus contactos tienen cabida en la libreta de direcciones, organizada en grupos…La agenda electrónica organiza nuestras tareas, nos avisa de los plazos y es capaz incluso de programar reuniones.”[8]
- Otros programas
SUITE OFIMÁTICA: Una suite ofimática o paquete ofimático es la compilación o el conjunto de programas informáticos que son de uso frecuente en las oficinas con el fin de editar textos, realizar presentaciones, realizar cálculos, es decir, facilita el proceso y permite realizar un buen trabajo.
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